Informationspflichten

1. Verantwortliches Unternehmen

Viguna Personalmanagement GmbH
In der Illbach 2-4
56412 Heiligenroth

Vertreten durch die Geschäftsführung Herr Jens Reuter.

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wenn Sie Bewerber/ Kandidat oder zu vermittelnder Freiberufler/Freelancer sind

Wir beziehen von Ihnen öffentlich zur Verfügung gestellte Daten aus und von LinkedIn, XING, unseren auf der Website dargestellten Social-Media Plattformen, eBay-Kleinanzeigen, Visitenkarten, Indeed, der Agentur für Arbeit und deren Kooperationspartner sowie die Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungs- bzw. Vermittlungsprozesses zur Verfügung stellen. Wir verarbeiten folgende Daten: Name, Vorname, Adresse, E-Mail, Telefonnummer sowie sämtliche uns von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen zu Ihrem Lebenslauf und Ihrer schulischen, beruflichen und persönlichen Ausbildung und Entwicklung (das sind insbesondere Ihre Angaben und Zeugnisse zu Ihrer beruflichen und schulischen Entwicklung, Ihre bisherigen beruflichen Erfahrungen, Ihre Geburtsdaten und alle weiteren bewerbungsrelevanten Unterlagen, die wir von Ihnen erhalten).

Wenn Sie Kunden sind

Wir verarbeiten Daten, die wir im Rahmen der Abwicklung unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen erhalten. Die Daten erhalten wir im Regelfall direkt von Ihnen. Konkret verarbeiten wir für die Durchführung unserer Dienstleistungen: Stammdaten zur Durchführung und zur Erfüllung der Dienstleistung (z. B. Name und Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Daten im Zusammenhang mit der Zahlungsabwicklung Korrespondenz (z. B. Schriftverkehr oder E-Mailverkehr mit Ihnen) und Werbe- & Vertriebsdaten (z. B. über neue potenziell interessante Angebote).

3. Wofür verarbeiten wir die Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wenn Sie Bewerber/Kandidat oder zu vermittelnder Freiberufler/Freelancer sind

Wir erheben und verarbeiten Ihre Daten zur Herbeiführung eines Beschäftigungsverhältnisses bei einem unserer Kundenunternehmen (Personalvermittlung), zur Herbeiführung einer Beschäftigung bei der Viguna Personalmanagement GmbH (Arbeitnehmerüberlassung) zur Herbeiführung eines Arbeitsverhältnisses im internen Bereich der Viguna Personalmanagement GmbH oder zur Herbeiführung Ihrer Beauftragung durch unseren Kunden, wenn Sie Freiberufler/Freelancer sind. Rechtsgrundlage dafür ist im Falle eines Arbeitsverhältnisses mit der Viguna Personalmanagement GmbH entweder in der Arbeitnehmerüberlassung oder im internen Bereich Art.1 DSGVO Abs.1b) und § 26 BDSG. Im Fall der Personalvermittlung oder zur Herbeiführung Ihrer Beauftragung als Freiberufler/Freelancer durch unseren Kunden Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In Fällen der Personalvermittlung und der Arbeitnehmerüberlassung kommt zudem Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Betracht. Das berechtigte Interesse liegt dabei in der Schaffung von Einsatzmöglichkeiten für Sie und der Durchführung unserer Geschäftstätigkeit.

Sofern Sie uns gegenüber eine Einwilligung zur Aufnahme in die Bewerberdatenbank erteilt haben, verarbeiten wir die dort gespeicherten Daten zum Zwecke des Angebotes passender Einsatzmöglichkeiten und entsprechender Kontaktaufnahme mit Ihnen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Wenn Sie Kunde sind

Wir verwenden Ihre Daten zur Abwicklung der Geschäftsbeziehung. Wenn Sie eine Anfrage haben, von uns ein Angebot erstellen lassen oder mit uns einen Vertrag abschließen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten u.a. auch zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Wahrung eines berechtigten Interesses oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung. Je nach Rechtsgrundlage handelt es sich um folgende Kategorien personenbezogener Daten: Art.6 DSGVO Abs.1 b) Vertragserfüllung

• Vorname, Nachname • Adresse • Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail-Adresse) • Rechnungsdaten/Umsatzdaten • Zahlungsdaten/Kontoinformationen

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zu Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten. Art.6 DSGVO Abs.1 f) berechtigtes Interesse

• Direktwerbung oder Markt- und Meinungsforschung • Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien

zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken

In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung: Art.6 DSGVO Abs.1 a) Einwilligung

• Versendung eines E-Mail-Newsletters • Marktforschung (z.B. Kundenzufriedenheitsbefragungen) • Marketing und Werbung/ Bildung von Kundenprofilen • Veröffentlichung einer Kundenreferenz

Beide

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens bzw. nach Ende der Geschäftsbeziehung ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

4. Wer erhält meine Daten?

Wenn Sie Bewerber/Kandidat oder zu vermittelnder Freiberufler/Freelancer sind

Bekundet ein Kundenunternehmen im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung, der Personalvermittlung oder der Vermittlung Ihrer Beauftragung als Freiberufler/Freelancer Interesse an Ihrer Bewerbung, Ihrer Beauftragung oder einem Vorstellungsgespräch, so geben wir bei begründetem Interesse Ihre personenbezogenen Daten an das Kundenunternehmen weiter. Eine Weiterleitung der personenbezogenen Daten bei internen Stellen der Viguna Personalmanagement GmbH findet nicht statt, es sei denn, es handelt sich um ausgeschriebene Stellen im Bereich des Onsite-Managements. In diesem Fall werden die Daten an das jeweilige Onsite-Management-Kundenunternehmen anonymisiert weitergegeben.

Wir nutzen für den Bewerbungsprozess einen spezialisierten Software-Anbieter. Dieser wird als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten. Wir haben mit diesem Anbieter einen sog. Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt.

Wenn Sie Kunden sind

Im Rahmen der Vertragserfüllung werden Daten an Dritte weitergeben.Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten werden Ihre personenbezogenen Daten gegenüber verschiedenen öffentlichen oder internen Stellen, sowie externen Dienstleistern offengelegt.

• IT-Dienstleister (z.B. Wartungsdienstleister, Hosting-Dienstleister) • Dienstleister für Akten- und Datenvernichtung • Dienstleister für Marketing oder Vertrieb • Auskunfteien • Dienstleister für Telefon- und Mailsupport (Call-Center) • Webhosting-Dienstleister • Wirtschaftsprüfer

Bundesagentur für Arbeit (Aufsichtsbehörde)

• Finanzbehörden • Zollbehörden • Sozialversicherungsträger

5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht - es sein denn, deren befristete Weiterverarbeitung ist aus rechtlichen Gründen erforderlich. Dies ist insbesondere der Fall, wenn ein Beschäftigungsverhältnis direkt mit der Viguna Personalmanagement GmbH begründet wird und sich aus anderen Rechtsnormen Aufbewahrungspflichten für die Viguna Personalmanagement GmbH ergeben, etwa aus § 147 AO, § 16 Abs. 2 ArbZG oder auch § 28f Abs. 1 Sätze 1 und 2 SGB IV.

Sofern Sie uns gegenüber eine Einwilligung zur Aufnahme ihrer Bewerbungsdaten in die Bewerberdatenbank erteilt haben, speichern wir die Daten maximal 24 Monate oder bis zum Widerruf dieser Einwilligung.

7. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat. Eine Liste der Datenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit gegenüber der verantwortlichen Stelle widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind von einem Widerruf somit nicht betroffen. Wir weisen darauf hin, dass wir auch im Falle des Widerrufes einer Einwilligung unter Umständen auf Basis eines gesetzlichen Erlaubnistatbestandes die Datenverarbeitung – möglicherweise in reduziertem Umfang – fortsetzen können.

8. Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Zur Herbeiführung von Vertragsabschlüssen gem. Ziffer 3 ist die Bereitstellung personenbezogener Daten notwendig, insbesondere der vollständige Name, die Anschrift, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Handy), der Lebenslauf, Arbeitgeberzeugnisse, Nachweise über Weiterqualifizierungen etc. Sollten wir diese Daten nicht erheben können, so können keine Stellenangebote unterbreitet werden.

9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)?

Wir verknüpfen Ihre Daten in einer Datenbank mit standardisierten Kenntnisstufen, sog. Skills. Diese können sowohl kunden- als auch bewerberseitig hinterlegt werden und ermöglichen somit ein standardisiertes Matching, um für Kundenvorschläge eine Vorauswahl treffen zu können. Für Sie ergeben sich keine Nachteile, da Sie nur bei Kundenanfragen nicht berücksichtigt werden, die Kenntnisse erfordern, über welche Sie nicht verfügen. Bei jeder für Sie passenden Anfrage werden Sie vom System berücksichtigt. Dies begründet jedoch keinen Anspruch auf ein persönliches Vorstellungsgespräch beim Kunden; darüber entscheidet dieser stets selbst.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grund von Artikel 6 Absatz 1 e der DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr.4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten - es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung feststellen, die der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Widerspruchsrecht gegen Verarbeitung von Daten und Werbezwecken

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen, etwa über info@viguna.de.